作為外貿(mào)業(yè)務(wù)新人，我們首先需要了解，在國(guó)際貿(mào)易進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，需要做什么。

國(guó)際貿(mào)易專業(yè)的外貿(mào)新人，對(duì)于基礎(chǔ)理論知識(shí)，他們了解，但真正涉及到實(shí)際操作，就不一定能行，畢竟理論和實(shí)際還是有差距的。

非國(guó)際貿(mào)易專業(yè)的外貿(mào)新人，等到了解完所有基礎(chǔ)理論，才去做外貿(mào)，估計(jì)耐心也用得差不多了。

所以，我這里，簡(jiǎn)單列出了外貿(mào)業(yè)務(wù)的一般操作流程，并附上相關(guān)文件模板，方便更好地理解。注意事項(xiàng)我特意用黑體標(biāo)注。

1、市場(chǎng)調(diào)研：收集客戶的信息。

需要搞明白以下幾個(gè)問(wèn)題：

• 誰(shuí)是我們的現(xiàn)有客戶？
• 潛在客戶是誰(shuí)？
• 我們潛在客戶需要的是什么樣的服務(wù)？
• 他們?yōu)槭裁匆I(mǎi)？

市場(chǎng)調(diào)研，總的來(lái)講包含三個(gè)部分：國(guó)家和地區(qū)的信息、海外市場(chǎng)信息和海外客戶信息。

現(xiàn)在的業(yè)務(wù)員，很多時(shí)候把這步給省了。開(kāi)發(fā)信群發(fā)，漫天飛，猶如大海撈針。管它是魚(yú)是蝦，先抓上來(lái)再說(shuō)。

我看過(guò)很多文筆優(yōu)美的英文開(kāi)發(fā)信，也有以下這種簡(jiǎn)潔，一目了然，更容易勾起客戶的興趣 ：簡(jiǎn)短，配上相關(guān)圖片。開(kāi)發(fā)信帶附件，容易被當(dāng)成垃圾郵件攔截或者列入郵箱黑名單。







2、尋找客戶：在市場(chǎng)調(diào)研做完后，我們需要判斷出哪些市場(chǎng)是適合我們自己產(chǎn)品的，把這些市場(chǎng)定為目標(biāo)市場(chǎng)。

在目標(biāo)市場(chǎng)上，尋找我們的潛在客戶及目標(biāo)客戶，并與他們建立業(yè)務(wù)關(guān)系。

這些客戶怎么尋找？可以通過(guò)朋友介紹，社交網(wǎng)絡(luò)（臉書(shū)、推特和領(lǐng)英等），搜索軟件推廣，媒體廣告，展銷(xiāo)會(huì)和其他網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等方式。

更主動(dòng)的方式：平臺(tái)引流+展會(huì)。線上線下相結(jié)合

在社交平臺(tái)，定時(shí)更新自己的動(dòng)態(tài)，巧妙添加產(chǎn)品，增加曝光量，主動(dòng)添加適合自己資料的好友。邀請(qǐng)參加展會(huì)，完成客戶轉(zhuǎn)化。

這里分享一款我自己在用的方式：谷歌地圖搜索，通過(guò)地圖定位區(qū)域，設(shè)置產(chǎn)品關(guān)鍵詞把該地區(qū)的潛在客戶信息搜索出來(lái)，深度挖掘CEO采購(gòu)職位和郵箱，一對(duì)一與國(guó)外買(mǎi)家建立聯(lián)系，是支持試用的：http://6tt.co/tEVy

3、建立業(yè)務(wù)關(guān)系：當(dāng)我們找到目標(biāo)客戶后，盡力和他們建立業(yè)務(wù)關(guān)系。

第一種是業(yè)務(wù)代表提前預(yù)約，登門(mén)拜訪。

第二種方式，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，與客戶取得聯(lián)系。常用郵件，電話，社交軟件等工具。

第二種方式，既便宜又高效，我們首推第二種。

4、報(bào)價(jià)：建立業(yè)務(wù)關(guān)系后，我們把產(chǎn)品推銷(xiāo)給客戶，客戶會(huì)向我們要報(bào)價(jià)（Inquiry)。

而出口商需要報(bào)價(jià)給客戶（offer)。這階段總的分成4個(gè)部分：客戶詢價(jià)、出口商報(bào)價(jià)、雙方議價(jià)接受、簽訂合同、列名條款。

以下為報(bào)價(jià)模板參考(備注下的條款,根據(jù)每個(gè)公司的情況而定)







5、簽訂合同：客戶在確認(rèn)訂單前，通常需要工廠，根據(jù)他的訂單數(shù)量，讓出口商發(fā)送形式發(fā)票(Proforma Invoice)，簡(jiǎn)稱PI。

形式發(fā)票內(nèi)容包含：產(chǎn)品規(guī)格、顏色、材料、價(jià)格、數(shù)量、包裝方式、運(yùn)輸貿(mào)易方式、付款方式、發(fā)貨時(shí)間等條款。

有的客戶，有自己的合同格式。收到合同確認(rèn)件后，我們需要對(duì)照條款，仔細(xì)檢查，是否超出之前的談判范圍，或者遺漏。如果有的話，需要提醒客人做修改。

以下為PI模板。







6、合同履行：合同簽訂后，下一步是履行合同。

按照合同約定，客戶支付定金或者開(kāi)出信用證。出口商安排生產(chǎn)，按照客戶要求保證品質(zhì)、數(shù)量、包裝，規(guī)格等沒(méi)問(wèn)題，按時(shí)交貨。

這一步，需要業(yè)務(wù)員或者業(yè)務(wù)跟單員及時(shí)跟進(jìn)進(jìn)度，把客戶對(duì)產(chǎn)品的要求，一點(diǎn)不漏的傳達(dá)給生產(chǎn)和品質(zhì)部門(mén)，確保信息無(wú)遺漏，以免出錯(cuò)。

組建微信群，是公司現(xiàn)在很快捷的信息傳達(dá)方式。

以下為業(yè)務(wù)部下發(fā)訂單生產(chǎn)表格，分發(fā)到生產(chǎn)及其他各部門(mén)知悉，跟進(jìn)。







7、商品檢驗(yàn)：根據(jù)有關(guān)法律，特殊商品必須進(jìn)行出口發(fā)貨前的檢驗(yàn)。

或根據(jù)合同和信用證要求，產(chǎn)品需要出貨前驗(yàn)貨。驗(yàn)貨沒(méi)問(wèn)題后，才可以安排發(fā)貨。

具體檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，由哪家公司檢驗(yàn)，客戶在合同或者信用證里面都會(huì)有要求。

出口商，對(duì)照產(chǎn)品資料及相關(guān)測(cè)試要求，或者準(zhǔn)備相關(guān)測(cè)試證書(shū)，保證檢驗(yàn)通過(guò)。

商品檢驗(yàn)沒(méi)問(wèn)題，通常驗(yàn)貨公司會(huì)出具OK驗(yàn)貨報(bào)告。報(bào)告格式，每個(gè)公司不一樣，但一定不離下面這個(gè)意思。

“We hereby confirm that the goods shipped from ABC company is quality approved for export "（我們確認(rèn)某公司這批貨物的品質(zhì)，符合出口要求）。

8、發(fā)貨：安排什么樣的物流方式，根據(jù)貿(mào)易方式來(lái)定。

如果是EXW(出廠價(jià)）/FOB（離岸價(jià)），由客戶指定貨代來(lái)安排國(guó)際物流。

如果CIF（目的港價(jià)）、DDP（門(mén)到門(mén)），由出口商安排國(guó)際物流到國(guó)外指定倉(cāng)庫(kù)和地址。

根據(jù)產(chǎn)品特性，確定發(fā)貨方式。通常大而重的貨物，選擇海運(yùn)和陸運(yùn)方式比較多。

輕而小的貨物，選擇空運(yùn)方式?？傊?，找到 一種適合產(chǎn)品的更實(shí)惠的發(fā)貨方式。

發(fā)貨前需要先訂倉(cāng)，根據(jù)自己的生產(chǎn)完成時(shí)間，來(lái)確定船期，但此船期必須在客戶要求的發(fā)貨時(shí)間內(nèi)。船期確定，我們會(huì)收到訂倉(cāng)確認(rèn)（S/O).

對(duì)于FOB貿(mào)易方式，客戶制定的出貨時(shí)間，通常是船開(kāi)的時(shí)間。

我們必須提前制定好規(guī)劃，將生產(chǎn)完成時(shí)間，比規(guī)定時(shí)間，提前至少一個(gè)禮拜，以確?？梢云ヅ涞胶线m的船期。

以下為Maersk馬士基船公司S/O上面的主要內(nèi)容，供參考。







9、投保：國(guó)際物流是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。為了確保不受損失，在物流這塊，需要買(mǎi)保險(xiǎn)。

EXW(出廠價(jià)）/FOB（離岸價(jià)）貿(mào)易方式的訂單，保險(xiǎn)由客戶來(lái)安排。

而對(duì)于CIF（目的港價(jià)）、DDP（門(mén)到門(mén)）等貿(mào)易方式，保險(xiǎn)由出口方來(lái)負(fù)責(zé)。該保險(xiǎn)通常要求在船開(kāi)前2天，就要安排。

10、貨物裝運(yùn)：在產(chǎn)品品質(zhì)沒(méi)問(wèn)題，船期確定后，安排裝運(yùn)。

一般在裝運(yùn)單S/O上的結(jié)關(guān)(closing)前2天安排裝運(yùn)，預(yù)留足夠時(shí)間，完成出口手續(xù)商檢清關(guān)。

按照S/O上的時(shí)間，及時(shí)提交補(bǔ)料（SI )和重量資料(VGM)，保證貨柜順利上船。

11、交單文件：單證對(duì)于客戶進(jìn)口方，非常重要。

單證通常包括發(fā)票(Invoice)、裝箱單(Packing list)、提單(Bill of Lading)、產(chǎn)地證(C/O)等。

根據(jù)合同和信用證要求，可能還有其他驗(yàn)貨報(bào)告，船證，文件傳達(dá)報(bào)告等。

按照合同條款，我們需要將文件準(zhǔn)備齊全，才能收到貨款或者信用證款額。

如果信用證(L/C,D/P)付款，單證提交給銀行。其他付款方式下，正本單證文件需要在款額到賬后，才能將文件快遞給客戶。

提單正本文件的轉(zhuǎn)移，意味著貨權(quán)的轉(zhuǎn)移。這點(diǎn)需要特別注意。

以下為幾種常用交單文件模板，給大家參考。

A.產(chǎn)地證（普惠制叫FORM A,一般產(chǎn)地證C/O，不同國(guó)家需要不同的產(chǎn)地證，網(wǎng)上一搜就知道，以下模板為一般產(chǎn)地證C/O，兩種內(nèi)容模板差不了多少)







B.Invoice(商業(yè)發(fā)票）：







C,提單補(bǔ)料（每個(gè)船公司有固定的提單格式）







D.裝箱單：







注意：同一套文件中，所有文件中包含的總重量、總立方數(shù)、總數(shù)量、總件數(shù)、收貨人（除信用證對(duì)提單收貨人有特別要求外），發(fā)票號(hào)碼等都必須保持一致。

出現(xiàn)不一致，將導(dǎo)致不符，銀行審單不通過(guò)，無(wú)法收款；或者導(dǎo)致目的地清關(guān)遇阻，客戶受損。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需要及時(shí)更正。

12、收款：客戶或者銀行確認(rèn)單證沒(méi)問(wèn)題后，將會(huì)安排付款。付款方式通常有電匯T/T,付款交單（D/P),信用證（L/C)等方式。

非銀行交單，確?？铑~到賬后，才能安排單證，快遞給客戶。銀行水單，有時(shí)候也可以是假的。這點(diǎn)需要注意。

13、售后服務(wù)：在客戶收到貨后，如果產(chǎn)品出現(xiàn)問(wèn)題，或者因?yàn)槌隹谏?沒(méi)有按照合同保證品質(zhì)，導(dǎo)致客戶在目的地市場(chǎng)，出現(xiàn)投訴、索賠等情況，客戶會(huì)找出口商來(lái)解決。

業(yè)務(wù)員對(duì)待售后問(wèn)題，需要慎重處理。在這塊處理的好壞，通常直接影響到客戶后續(xù)的合作。

碰到問(wèn)題,首先從業(yè)務(wù)員自己這方面來(lái)調(diào)查,是否有資料和信息溝通方面的錯(cuò)誤。如果可以解決，不影響公司利益的情況下，盡快回復(fù)客戶解決方案。

如果比較嚴(yán)重的售后問(wèn)題，需要盡快反映給公司，調(diào)查了解情況，并盡快給出補(bǔ)償方案，反映給客戶，爭(zhēng)取征得客戶的同意和諒解。

14、退稅：國(guó)家為了鼓勵(lì)出口，增強(qiáng)商品在國(guó)際市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力，提供不同類型產(chǎn)品、不同費(fèi)率的退稅。出口退稅率，從5%到17%不等。

企業(yè)必須是一般納稅人，才可以享有該權(quán)利。很多中小企業(yè)，公司沒(méi)有專業(yè)的報(bào)關(guān)和財(cái)務(wù)人員，委托專業(yè)的退稅代理服務(wù)機(jī)構(gòu)，支付服務(wù)費(fèi)來(lái)完成。

一些傳統(tǒng)行業(yè)，或者技術(shù)含量不高的行業(yè)，利潤(rùn)可能主要來(lái)自退稅。

以上流程中，業(yè)務(wù)員對(duì)于出口報(bào)關(guān)、退稅這塊，用不著很專業(yè)。

業(yè)務(wù)員的主要精力，應(yīng)該放在業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)和客戶維護(hù)這塊。后面這些流程，可以交給業(yè)務(wù)跟單員或者單證船務(wù)員來(lái)做。

很多企業(yè)，外貿(mào)業(yè)務(wù)員并沒(méi)有配助理，除了報(bào)關(guān)和退稅這塊接觸少點(diǎn)，其他流程，基本都需要自己處理。

外貿(mào)業(yè)務(wù)，很多是大額交易。前面的業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)部分，很重要；后面的操作流程，同樣重要。如果疏忽，同樣會(huì)造成公司利益受損，客戶流失，最后影響到業(yè)績(jī)。

對(duì)內(nèi)對(duì)外都要應(yīng)付，優(yōu)秀的外貿(mào)業(yè)務(wù)代表，即是一位業(yè)務(wù)談判高手，又是一位內(nèi)部協(xié)調(diào)高手，所承受的壓力，可想而知。

一份耕耘，一份收獲。

掌握了訣竅，摸清了門(mén)路，做好規(guī)劃，我相信，夢(mèng)想是可以實(shí)現(xiàn)的。