底部采購供應(yīng)鏈人員福利

一個做采購總監(jiān)的朋友分享了這么一個案例：

他曾就職于浙江某民營企業(yè)，一次，開發(fā)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)帶團(tuán)到該公司調(diào)研。上午臨時通知，下午1點(diǎn)，開發(fā)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)，行政安排接待。

領(lǐng)導(dǎo)一行10多人，車間參觀，會議室交流等調(diào)研順利進(jìn)行?？墒钦{(diào)研已束了，接待用的水果還沒有買回來，會議現(xiàn)場的尷尬不言而喻。

事后采購復(fù)盤工作，問題出在了公司采購流程規(guī)定上：接待用品的采購審批權(quán)限是老板娘，當(dāng)天正好不在，也沒有聯(lián)系到。

這是一個非生產(chǎn)性物料采購的失敗案例，其實類似案例在企業(yè)采購過程中時有發(fā)生。




今天可能是沒有及時買到接待用品，明天可能就是購買的物品質(zhì)量出了問題，后天又可能出現(xiàn)設(shè)備配件短缺造成生產(chǎn)停滯……

造成以上問題的原因是多方面的：有的企業(yè)管理流程不完善；有的企業(yè)重視程度不足；有的企業(yè)采購人員能力不足。

不管怎樣，出了問題，采購就避免不了要承擔(dān)責(zé)任。所以，我們就應(yīng)該通過制定非生產(chǎn)物料采購策略，完善采購流程，提升采購人員的管理能力，從而保證交付及時、質(zhì)量合格，運(yùn)營風(fēng)險規(guī)避。




非生產(chǎn)性物料的相關(guān)概念：




首先我們來說一說非生產(chǎn)性物料的相關(guān)定義：

直接采購：用于產(chǎn)品生產(chǎn)及銷售的物料與服務(wù)購買，服務(wù)于外部客戶，也叫生產(chǎn)性采購。如原材料、產(chǎn)品包裝、物流服務(wù)等。

間接采購：支持產(chǎn)品生產(chǎn)及銷售，以及維持企業(yè)正常運(yùn)營的物料及服務(wù)的購買，服務(wù)于內(nèi)部客戶，也叫非生產(chǎn)性采購。

如：行政采購、市場活動類采購、設(shè)備設(shè)施采購、HR服務(wù)類采購等。

MRO：是英文Maintenance, Repair & Operations 的縮寫。即：Maintenance維護(hù)、Repair維修、Operation運(yùn)行 (MRO)。通常是指實際的生產(chǎn)過程不直接構(gòu)成產(chǎn)品，只用于維護(hù)、維修、運(yùn)行設(shè)備的物料和服務(wù)。MRO是指非生產(chǎn)原料性質(zhì)的工業(yè)用品。

接下來我們來看一下非生產(chǎn)性物料的分類：

基于功能分類：辦公用品、辦公家具、廣宣POP、MRO配件、設(shè)備、生產(chǎn)輔料、勞保用品、辦公軟件、廣告、差旅等。

基于管理分類：根據(jù)采購的金額或難易程度進(jìn)行ABC分類等。

總之，除了用于產(chǎn)品生產(chǎn)之外，所有的花錢購買行為都可以包括在非生產(chǎn)性物料采購的范疇。




非生產(chǎn)性物料采購的困難點(diǎn)與重要性：




困難點(diǎn)很多，簡單歸納為以下四點(diǎn)：

1、采購復(fù)雜度高：采購金額小、品種多、服務(wù)部門多、需求不明確、交期短。

企業(yè)非生產(chǎn)性物料采購，一般只占總采購金額的10%，采購品種根據(jù)企業(yè)的大小，少則上千種，多則上萬種。

這些需要采購的物料，幾乎來自所有部門，例如辦公用品，每個部門，每個人都需要。




既然需求來自各個部門，每個人，大家提出的需求也就五花八門。需求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，需求數(shù)量各異，交付時間可能都是迫在眉睫。

2、采購人員能力偏弱：簡單理解為花錢買東西。

由于對非生產(chǎn)性物料采購的重視程度不夠，企業(yè)配備的采購人員能力普遍偏弱，新手小白居多。

個別企業(yè)或企業(yè)的個別采購業(yè)務(wù)直接分散在各使用部門，對采購的規(guī)范性更是難以落地。




由于采購人員對所采購產(chǎn)品的技術(shù)知識掌握偏低，盡管運(yùn)用了各種比價、招標(biāo)等策略，相對成本仍然居高不下，采購回來的產(chǎn)品質(zhì)量參差不齊。

3、部門間的協(xié)同差：使用部門的抱怨，采購部的忙亂。

采購人員天天忙于詢價比價，按流程做事，使用部門提了采購申請就想拿到產(chǎn)品，需求部門有時候也沒有交代清楚需求是什么。

4、供應(yīng)市場的不確定性：品質(zhì)、交付、成本、風(fēng)險難以把控。

非生產(chǎn)性物料的多品種小批量，必然帶來大量供應(yīng)意愿不強(qiáng)的供應(yīng)商，供應(yīng)商的能力自然良莠不齊，質(zhì)量、成本、交付的平衡就尤為重要。

如果對接多家中小型供應(yīng)商，劣品假貨很有可能充斥市場，總擁有成本高，風(fēng)險管控不足。非生產(chǎn)性物料采購重要性不言而喻，如果做不好，企業(yè)運(yùn)營效率必然低下。

供應(yīng)鏈的最大挑戰(zhàn)是復(fù)雜度，而非生產(chǎn)性物料采購則是管理復(fù)雜度的極端體現(xiàn)。企業(yè)現(xiàn)實的難題是既要滿足采購價格品質(zhì)及交期的要求，還要控制風(fēng)險，提升效率。




1、內(nèi)部滿意度影響企業(yè)運(yùn)營效率

非生產(chǎn)性物料采購涉及到所有部門，一旦管理不善必然導(dǎo)致組織間協(xié)同效率變低，企業(yè)運(yùn)營效率不高。提升組織間的協(xié)同，必須做好非生產(chǎn)性物料的采購。

2、物料質(zhì)量、交付影響企業(yè)運(yùn)營效率

這一點(diǎn)不難理解，一旦設(shè)備所需配件出現(xiàn)質(zhì)量問題，交付不及時，結(jié)果就是設(shè)備停用，相關(guān)運(yùn)營停滯，其影響遠(yuǎn)不止效率這一方面。

3、廣宣物料對企業(yè)的影響更是難以用金錢來衡量

某企業(yè)采購了一批五一節(jié)的廣宣POP物料，結(jié)果市場部與采購溝通過程中，出現(xiàn)失誤，發(fā)往市場的POP物料宣傳容量的都是3L產(chǎn)品，而產(chǎn)品供應(yīng)端準(zhǔn)備的全部是容量5L的產(chǎn)品。

此次工作溝通不到位，POP廣宣物料提前宣傳了3L產(chǎn)品，造成了市場大面積的缺貨，銷售旺季缺貨給公司帶來了巨大的損失。

從以上這些可以看出，非生產(chǎn)性物料采購的困難點(diǎn)很多，基于其重要性，采購有責(zé)任、有義務(wù)重視起來，通過采購管理的有效性，提升企業(yè)運(yùn)營效率！







隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，一些大型企業(yè)逐步實施數(shù)字化采購，工廠制造也走向中國制造2025，在這些采購創(chuàng)新的發(fā)展過程中，涌現(xiàn)出一批非生產(chǎn)性采購的優(yōu)秀企業(yè)。

某家電企業(yè)的數(shù)字化采購：該企業(yè)之前的IT化應(yīng)用一直走在行業(yè)前列，2019年初接觸如火如荼的數(shù)字化采購，并于4月份與某數(shù)字化項目公司簽訂實施協(xié)議，19年底成功上線。實現(xiàn)了辦公用品從個人需求到供應(yīng)商配送的數(shù)字化管理過程。

辦公用品使用定時不定量配送，使用人在線根據(jù)自己需求，提交申請，在線自動匯總訂單下達(dá)到供應(yīng)商平臺，每月固定15日，供應(yīng)商將產(chǎn)品配送的需求部門。

平臺自動生成結(jié)算數(shù)據(jù)到企業(yè)ERP，進(jìn)行后續(xù)結(jié)算管理。平臺實現(xiàn)整個過程數(shù)字化管理。

某汽車配件企業(yè)的設(shè)備采購：2017年參觀了昆山某汽車配件企業(yè)，目前該公司的自動化水平已經(jīng)居于世界前列，公司基本可以定義為黑燈工廠了。

他們的機(jī)器人使用量自然非常大，機(jī)器人的質(zhì)量同樣也決定著企業(yè)的運(yùn)營效率。他們的兩個做法影響深刻：

一方面，在機(jī)器人選型上，老板說了，某品牌的比另一個品牌的好，但是好的貴了一點(diǎn)。這個“好”自然是考慮了機(jī)器人使用故障率的高低，而他們正是運(yùn)用了貴買便宜用的策略。

另一方面，“在買設(shè)備時千萬不要忘記備件”，記得《如何專業(yè)做采購》這本書中有這樣一句話，印象深刻。

該企業(yè)老板不僅沒有忘記備件的購買，而且還直接購買了延保，即每臺機(jī)器人，直接購買了5年的使用，維修維護(hù)保養(yǎng)等。

5年內(nèi)出的任何問題，供應(yīng)商負(fù)責(zé)，因此在其車間里看到的，不是生產(chǎn)工人，而是設(shè)備的維保人員。設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)保證了，生產(chǎn)運(yùn)營自然高效！

所以，只要采購用心做，辦法總比困難多。




采購策略與方法




那么，在工作中，我們應(yīng)該如何去實施非生產(chǎn)性物料的采購呢？




一般有這幾個采購策略和方法。




1、 分類分級




非生產(chǎn)性物料種類繁多，采購數(shù)量差異巨大，做好分類分級管理非常重要。




首先是物料分類，非常傳統(tǒng)的就是根據(jù)物料的價值和供應(yīng)難度進(jìn)行四分的卡拉杰克模型，將物料分為杠桿產(chǎn)品、戰(zhàn)略產(chǎn)品、瓶頸產(chǎn)品、一般產(chǎn)品。




基于不同種類的物料，選擇合適的采購方案。

其次，是對物料進(jìn)行分級，可以根據(jù)采購金額的大小對物料進(jìn)行ABC分級。

例如，A類產(chǎn)品金額大于1萬元，需要總經(jīng)理審批；B類小于1萬元大于1千元，由采購總監(jiān)審批；C類小于1 千元，由需求部門審批。并且可以規(guī)定，大于1千元，采購部集中購買，小于1千元，使用部門自己確定。

再次，根據(jù)購買的數(shù)量和時間，將物料分為定量定時、不定量定時、定量不定時、不定量不定時四種采購模式。

一般情況下，定量定時的物料可能不多，但是我們應(yīng)當(dāng)盡可能把物料規(guī)定為定時不定量和定量不定時，堅決杜絕不定時不定量采購。




如果非得進(jìn)行不定量不定時的緊急采購，就把它規(guī)定為領(lǐng)導(dǎo)特批流程。




2、 標(biāo)準(zhǔn)化和需求管理




標(biāo)準(zhǔn)化：實施物料規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)化，為不同的產(chǎn)品項目、夾治具或零件使用共通的設(shè)計/規(guī)格，或降低訂制項目的數(shù)目，以規(guī)模經(jīng)濟(jì)量，達(dá)到降低采購成本的目的。通過物料規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)化，減少SKU數(shù)量，減少管理成本。




需求管理：使用部門提出的采購申請，可以從買什么、買多少、什么時候買、什么時候到、怎樣得到五個方面進(jìn)行分析。




采購首先要明確購買需求是什么。




例如：車間地板漆損壞，需要維修，可能提的需求就是一桶油漆，采購如果按要求買回來了，就可能出現(xiàn)還需要刷子等其他物料等。內(nèi)部溝通不暢、內(nèi)部損耗大、管理成本高。




這個案例購買需求應(yīng)該是車間地板漆維護(hù)，而不是車間提出的購買地板漆。




而購買申請中，需要購買的物料也要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，嚴(yán)控SKU的增加。




3、 集中采購




將所有采購的職能集中到采購部門，通過規(guī)范與優(yōu)化采購流程，處理好利益的再平衡，防止內(nèi)部沖突。標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品的采購向單一供應(yīng)商集中。




對于那些標(biāo)準(zhǔn)化、同質(zhì)化同時又是競爭性的產(chǎn)品， 盡可能將采購集中到一個相對優(yōu)秀的供應(yīng)商，也就是發(fā)展單一供應(yīng)商。這樣就減少了供應(yīng)商數(shù)目，將有限的采購資源向優(yōu)秀供應(yīng)商集中，可以獲得更好的質(zhì)量、價格、交貨以及服務(wù)保證。




不同產(chǎn)品的采購向同一個供應(yīng)商集中。




采購部門盡可能向同一個供應(yīng)商采購不同的產(chǎn)品，也就是發(fā)展集成供應(yīng)商。集成供應(yīng)的結(jié)果可以節(jié)省交易成本，同時因為規(guī)模更大，也增加了采購談判的力度，有利于獲得更低的采購價格。




采購集中度越高，對于供應(yīng)商的管理或者采購活動的監(jiān)控也更加容易。




4、 TCO




總所有成本TCO (Total cost of ownership)是一種公司經(jīng)常采用的技術(shù)評價標(biāo)準(zhǔn)，它的核心思想是在一定時間范圍內(nèi)所擁有的包括購置成本和使用成本在內(nèi)的總體成本。




在某些情況下，這一總體成本是一個為獲得可比較的現(xiàn)行開支而對3到5年時間范圍內(nèi)的成本進(jìn)行平均的值。




TCO可以用買和用兩個維度進(jìn)行分類，最好是便宜買便宜用，其次選貴買便宜用，再次選便宜買貴用，堅決不貴買貴用，除非沒得選擇。




5、 供應(yīng)商基地建設(shè)




基于所有部門需求品種多，供應(yīng)商數(shù)量多，采購管理難度大，采購人員要做好供應(yīng)資源的儲備與整合。一些常用重要物料的供應(yīng)商基地需要建設(shè)好，合適的供應(yīng)基地是供應(yīng)及時、質(zhì)量穩(wěn)定的保證。




例如：工程維修、基建維護(hù)等的采購可以集中和某一個專業(yè)的供應(yīng)商談判一個年度折扣價，做為長期合作供應(yīng)基地。




通過實施以上的采購策略，可以逐步改善非生產(chǎn)性物料的采購管理，但是各項策略的有效落地絕對離不開制度流程的不斷完善，采購人員能力的逐步提升。




1)建立完善的非生產(chǎn)性物料采購管理制度




制度是基礎(chǔ)，流程是保障。采購人員要像愛護(hù)自己的眼睛一樣愛護(hù)采購流程，嚴(yán)格執(zhí)行采購制度流程，是采購管理實踐的核心。




2)采購人員專業(yè)能力提升




采購人員要有能力選擇供應(yīng)商，確定價格，通過合同控制風(fēng)險，有能力進(jìn)行雙贏談判。通過專業(yè)采購四大核心能力的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，系統(tǒng)管理實踐，運(yùn)用好上述采購策略，管理好非生產(chǎn)性物料采購。




總之，采購人員通過合適的策略運(yùn)用，發(fā)揮自己的采購專業(yè)能力，不斷完善企業(yè)的非生產(chǎn)性物料采購管理，讓非生產(chǎn)性物料采購越來越完善，朝著卓越的方向去發(fā)展。




盡管非生產(chǎn)性物料的采購需求復(fù)雜度非常高，組織間的協(xié)同做起來也是困難重重。但是只要我們采購運(yùn)用好策略方法，用專業(yè)能力一定會贏得認(rèn)可。通過采購的影響力、領(lǐng)導(dǎo)力促進(jìn)組織間的高效運(yùn)營！