1．內(nèi)容要明確、具體。

外貿(mào)部門一般都是工作頭緒紛繁，這就要求每封書信都要明確地指明是哪筆生意，什么意見，什么理由。

例如：u201c上次貴方來函，指出我方貨價(jià)偏高u201d一句，u201c上次u201d指的是哪次?u201c我方貨價(jià)u201d具體指哪批、哪種貨?都不明確。如說成u201c貴方3月5日來函說我269號(hào)貨的005品種的印花府綢價(jià)格偏高u201d，這就明確、具體了。

這就要求把信中涉及到的貨物合同號(hào)、貨號(hào)、貨物名稱、數(shù)目、金額、日期都要交待清楚。

2．態(tài)度要明朗。

每封信函都有自己的意見，是肯定還是否定，是接受還是拒絕，要明確地、語氣堅(jiān)定地表示出來，不能含糊其辭，模棱兩可。例如：u201c貴方提出的意見我方基本同意u201d，u201c可以考慮u201d，u201c每月可交貨五六百箱u201d，u201c估計(jì)五月中旬前后即可發(fā)貨u201d等等都是不肯定、不明確的表達(dá)方法，都不能使用。

3．表達(dá)要準(zhǔn)確。

要做到準(zhǔn)確，必須注意做到以下三點(diǎn)：第一、避免歧義。_句話可以這樣解釋，也可以那樣解釋，叫歧義。例如u201c凡訂購量在5000碼以上者，可享受2%折扣婷的優(yōu)惠。u201d如果對方剛好訂5000碼，買方可能理解成應(yīng)享受優(yōu)惠，賣方可能解釋成不屬優(yōu)惠之列，這就會(huì)產(chǎn)生歧義，引起糾紛。如說u201c凡訂購5000碼或者以上者，可享受2%折扣的優(yōu)惠u201d，這種表達(dá)是明確的，就是說：訂購5000碼者同樣享受優(yōu)惠。如果說u201c凡訂購量超過5000碼者，可享受2%折扣的優(yōu)惠u201d，那么，訂購5000碼者就不包括在優(yōu)惠之列了。再如，u201c不能讓價(jià)u201d，u201c不擬讓價(jià)u201d，u201c不應(yīng)讓價(jià)u201d等，肯定程度各不相同。外貿(mào)信函要求語言一定要準(zhǔn)確，用詞要嚴(yán)密，不然就會(huì)因理解不同造成爭執(zhí)和糾紛，甚至帶來經(jīng)濟(jì)損失。

第二、防止褒貶失當(dāng)。外貿(mào)信函有時(shí)涉及到對雙方經(jīng)營能力、信用狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、經(jīng)營態(tài)度、損失、獲利等的評價(jià)時(shí)，要客觀、公正、實(shí)事求是，防止不恰當(dāng)?shù)乜浯箝L處或短處。例如信用調(diào)查、催貨、催款、索賠等，都會(huì)遇到褒貶的問題，寫信時(shí)不應(yīng)受情緒影響，要科學(xué)、冷靜、求實(shí)。

第三、杜絕錯(cuò)漏。

外貿(mào)工作責(zé)任重大，如果在書信中少了一個(gè)u201c不u201d字，意思就恰好相反，如數(shù)字丟掉一個(gè)u201c0u201d，就差十倍，如果是u201c十萬u201d丟掉一個(gè)u201c萬u2019u2019字，就相差一萬倍。一旦出現(xiàn)這種情況，不僅自己負(fù)不起責(zé)任，更重要的是將給國家或集體帶來不可挽回的經(jīng)濟(jì)損失。因此必須杜絕錯(cuò)漏現(xiàn)象。