辦理客戶業(yè)務前的準備工作
營業(yè)助理復查上次該客戶當面所交代或來電來函所應辦工作是否已完成,如未完成應速辦妥。
(一)營業(yè)助理對客戶所寄來擬在仿制的原樣品,如需準備報價、樣品、印盒、紙?zhí)?、標紙、標頭、陳列箱、說明書等資料,應即準備齊全,如有問題不能解決,應即向主管經(jīng)理請示如何處理。
(二)營業(yè)助理須將客戶所欲購的項目,應準備最新報價,以滿足客戶再訂購的需要。
(三)營業(yè)助理應客戶所需,代訂飯店房間、并于前一天應再與飯店聯(lián)絡,不可有誤。
(四)營業(yè)助理須通知裝押助理,最遲于于客戶來前一日辦妥OOL。
(五)如需采購部有關科長配合準備工作者,營業(yè)助理應協(xié)調(diào)妥善對大客戶來應預到公司日期。
□客戶接待工作
(一)如需到機場迎接,營業(yè)部助理應向總務科安排接機事宜,并應于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯(lián)絡班機確定到達時間。必須提前5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。
(二)如客戶需赴工廠察看,營業(yè)助理應事先與工廠聯(lián)絡,安排行程。
(三)如客戶需要游覽名勝古跡,營業(yè)助理應事先安排觀光行程。
□客戶來訪接待
(一)赴機場或飯店接客戶前,營業(yè)助理應將有關資料、檔案、樣品等置于業(yè)務洽談室。
(二)如客戶需要飲料、食品等,營業(yè)助理應通知樣品室準備。
(三)如需采購部有關科長備詢時,營業(yè)助理應事先通知待命。
□客戶接洽業(yè)務
(一)營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。
(二)經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品,營業(yè)助理應即記錄詳細資料及產(chǎn)品編號、規(guī)格、包裝明細、材數(shù),最近工廠價格。如有必要,得與有關科長協(xié)調(diào)報價。如客戶是以C&F或CIF條件采購者,應即計算所擬報單位數(shù)量的運費,如該產(chǎn)品客戶以前曾購買者,則應記錄前次廠價與賣價。
(三)與客戶洽談中,對報價及客戶所特有要求的規(guī)格、形態(tài)、大孝尺寸、厚度、結構材料、顏色、包裝、品質(zhì)、訂購數(shù)量等，營業(yè)助理均應詳細列入記錄,必要時畫上該產(chǎn)品草圖。
(四)如客戶當日未能決定采購者,須待次日繼續(xù)洽談時,營業(yè)助理應將所挑選出來的樣品,留條囑咐樣品室暫保留于業(yè)務治談室架子內(nèi)。以免下次洽談時重復挑眩(保留期限不得超過一星期)。
(五)如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品,營業(yè)助理應囑咐樣品室歸還原處。
(六)客戶如有任何詢問應即查核答復,如不能即時答復,亦應向客戶說明原因并告以何時答復。
(七)與客戶洽談中,對客戶所交代的工作應于下次洽談前完成。
□整理報價單
(一)應客戶需要,將洽談中感興趣的產(chǎn)品,營業(yè)助理與采購部有關科長協(xié)調(diào)整理報價單,經(jīng)主管理經(jīng)理核閱后打出交給客戶。
(二)客戶訂購產(chǎn)品,營業(yè)助理應于客戶離公司的當日或限內(nèi)將報價單單項總價及全部總價底稿整理妥當,呈主管經(jīng)理閱后,掃報價單所規(guī)定份數(shù)增加二份。如是C&F或CIF時,報價單上的材數(shù)不予打出。
(三)營業(yè)助理,應即核對報價單是否與底稿相符,如有錯誤即自行修改確實無誤,然后抽出一份報價單請示經(jīng)理后,開國內(nèi)訂單,連同國內(nèi)訂單裝運聯(lián)一并交裝押助理。
(四)所有寄國外信件,報價單若其他一切文件須由營業(yè)助理核對,并在寄出份上經(jīng)理簽名處旁簽名和簽注日期,送交主管經(jīng)理發(fā)出,但報關文件由營業(yè)助理于結并前自行核對單價數(shù)量，必須在當日內(nèi)完成。
□開國內(nèi)訂單
營業(yè)助理應時常查核自存的報價單,并盡速請主管經(jīng)理會同有關采購科長發(fā)出國內(nèi)訂單,并在存檔報價單及資料卡或PRICE LIST上注明承制工廠、廠價、國內(nèi)訂單號碼及日期。
(一)訂單上嘜頭可采用下列方式:
1.刻章。
2.打字。
3.由營業(yè)助理書寫清楚。
(二)如國內(nèi)訂單上數(shù)量、價格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時,即發(fā)出"訂單更改通知",并與原國內(nèi)訂單留底聯(lián)裝訂一起。
(三)如是將國內(nèi)訂單改開另一工廠,則應于國內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗貨聯(lián)、裝運聯(lián)上注明,"本訂單是原訂單號重開,原訂單作廢"并于存檔報價單聯(lián)及資料卡或PRICE LIST上更改國內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠名稱價格,但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單是重開,并即將裝運聯(lián)直接交裝運押助理。
(四)原國內(nèi)訂單如是改開別家工廠時,須用特別編號,舉例如下:
KR-1021 (此為改開訂單號碼)
K-1021 (此為原訂單號碼)
(五)需動退的貨,外箱上要打記號,應于訂單上特別注明,告知工廠。
(六)如是紡織品的訂單,亦應于訂單上注明需辦GUOTA才可出口。
(七)印制樣品請款時,務必附上樣品才可付款。
(八)訂單一個ITEM在￥5,000以上,科長在時一定要讓科長簽字,才能寄出,如科長不在而急于需寄出的訂單由營業(yè)部自行決定。此訂單進否要由科長簽字才寄出,但如未經(jīng)科長簽字的訂單,采購科長應協(xié)助出貨,而催貨則由營業(yè)部負責。
(九)凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切的責任由營業(yè)助理負責,但裝押助理協(xié)助催貨。
□開妥國內(nèi)訂單
(一)國內(nèi)訂單開妥后,須校對與報價單上所列的包裝、數(shù)量是否相符。
(二)開妥國內(nèi)訂單送主管經(jīng)理核閱簽名后:
1.留底聯(lián)存查。
2.工廠聯(lián)及簽回聯(lián)及驗貨聯(lián)交管制中心。
3.裝運聯(lián)連同報價單一份交裝押助理保存出貨用。
4.簽回聯(lián)逾10天工廠未自動簽回時,由管制中心過濾,如該訂單單項金額超過美金2000元或人民幣8萬元以上者,通知有關副(助)理或外務員負責簽回,(如金額未超過以上金額者不必硬性簽回),如超過美金5,000元者,務必由各有關科長簽回。
5.管制中心收到簽回聯(lián)時,核對單價、數(shù)量后,如簽回聯(lián)上有更改部分,應由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理后轉(zhuǎn)交各有關人員更改樣品室價格。

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