寫出一封郵件并不難，寫好一封郵件卻很難，相信做外貿的朋友，對此都深有體會。具體難在哪里，各有各的“血淚史”。從我這些年收到的學員反饋來看，病癥千奇百怪，但歸結到最后還是：

拿不到訂單。

因為一篇文章羅納所有不太可能，今天就結合一些高頻“坑點”，分享下郵件中常見的邏輯漏洞和細節(jié)處理。雖然不一定能讓你的郵件無懈可擊，但把你的郵件拉升幾個檔次，少吃點虧還是綽綽有余的。

01

郵件未成，邏輯先行

首先從“思維邏輯”開始，因為這是你郵件成型的必要條件。如果在寫郵件之前，腦子里沒有一個清晰的結構框架，那憑意識流寫出來的東西，水平怎么樣是可想而知的。

一般的郵件，不管是開發(fā)信還是其他，都是三段式，最多不超過四段。

大家可以回憶一下自己寫的郵件，如果超過這個段落數，你就要重新理一理自己的邏輯了。是否過于啰嗦，重點模糊？是否層次不明了，讓人沒有閱讀欲？你要知道，外國客戶通常只會花3-4秒鐘掃一封郵件。如果超過這個時間成本，那你的郵件十之八九進垃圾箱。這不是在唬人，可以具體來看一個案例。







這是我真實收到過的一封開發(fā)信，大家覺得如何？

首先一眼看上去，感覺就是長。

根據我說的3段式要求，這肯定超了。

那有沒有必要寫這么長呢？這里面的信息都是必不可少的嗎？

顯然不是，不然我不會提“3段式”這么明確的標準。

就比如“Maybe now you have regular business partner. If so, please leave my message in your email box. Maybe someday it will be useful.”這段。

有存在的意義嗎？

客戶如果真想刪掉你的郵箱，你這句話能阻止嗎？

所以結構上多出來這么一段，完全是邏輯上的混亂。

另外公司介紹的部分也很多余。

如果不是知名企業(yè)，比如世界五百強這種等級，客戶是沒興趣了解的。

當然，這封郵件還有其他問題，考慮到是行文結構方面的分析，就不再多說了。

如果熟悉我課程體系的朋友，也會看出來這封其實正是我講的“開發(fā)信1.0”版本。

后續(xù)我升級過的2.0版本，邏輯結構上更完整清晰，也更精煉簡潔。

以及3.0和4.0版本，如何利用郵件群技巧，避免郵件同質化、突出重圍，都是大家能夠改進的方向。

另外，除了框架結構上需要緊湊清晰的邏輯作支撐，還有一點需要注意的是郵件中是否存在漏洞。

既避免踩對方的陷阱，也不要自己挖坑自己跳。

除了要做到滴水不漏，最重要的還是“嚴謹”。

比如我有個朋友曾經就遇到過這樣一個問題：

工廠方面的原因，他已經第二次向客戶申請延期交貨了，然后客戶發(fā)來一句

“We cannot afford any further delay."

這句話是什么意思呢？

其實存在歧義，既可以理解為：你這次延期我接受，但是下次不可以了；

也可以理解為：我過去已經同意你延期了，這次就不行了。

這大概率是客戶留下的“陷阱”，如果東西當時在市場上賣得不錯，你延期發(fā)貨可能什么事都沒有。

但如果行情不行，也有可能你快要準備安排出貨了，客人突然通知你“這批貨不要了，因為你延期我沒有辦法搞促銷。”

萬一遇到這種情況你是有理說不清的，因為解釋權在對方手里，你很被動。

所以需要把這種可能扼殺在源頭。

你完全可以以第一種理解做回復：

首先感謝諒解，再請求對方確認并通過一下新的ETD。

只有這樣做，才能完全避坑。

02

細節(jié)永遠是加分項

如果邏輯結構上沒什么問題，那就可以考慮怎么讓郵件更完美精致了。

一封完美的郵件，在細節(jié)上肯定是面面俱到的，而“細節(jié)”又常常是被大家忽略的，所以接下來談談一些零碎但有用的“細節(jié)”。

一.字體

這可能對很多人來說太多余了，認為這完全不重要。

我說過，細節(jié)是錦上添花的東西，你沒有不見得就搞砸事情，但有了肯定加分。

就像郵件的字體，它不會影響文本的理解，但絕對影響閱讀的體驗。

如果能采用讓客戶舒適的字體，也能讓你的郵件搏得幾分好感。

我對商務郵件字體的意見是：

不要使用奇怪的或者特殊的字體，盡量用常規(guī)字體。

英文郵件千萬不要使用“宋體”。

大小基本選11號或12號就可以了。

二.標點

標點符號其實還蠻重要，有時候跟語氣、句意都有關系。

比如不要使用太多感嘆號，句子寫完一定要加句號，英文標點符號后面必須空一格再繼續(xù)。

三.郵件的語氣

提到語氣，可能有的人就下意識覺得要怎么委婉怎么來，事實上也未必。

這其實是根據你自己的職位、對方的職位，或者你們之間的熟悉程度來斟酌敲定的。

但有一些表達方式，不管是什么關系，都不建議使用，很容易冒犯到別人。

比如“Regarding this point, my understanding is...”這種說法就有全盤否定對方的意思，非常不禮貌，

如果改成“In my opinion, ..., is it correct?”就更為妥當些。

其他一些語氣上的“雷點”在我課程第二章的2.6節(jié)有更為詳細的列舉，感興趣的朋友可以再去了解一下。

四.簽名

郵件里插入簽名其實還挺重要的，因為郵件這種交流方式的及時性并不那么強。

如果客戶有緊急的事情找你，卻沒有你其他的聯系方式，那你很可能就失去一個潛在的機會。

不要覺得這不可能，因為我真實遇到過。

簽名一般是由你的名字、職位、電話號碼、公司全稱、地址等要素構成，大家做的時候盡量全面一些。

好了，關于郵件邏輯和細節(jié)的分享先到這里，希望大家能夠對照自己的郵件查漏補缺。

最后祝大家都能寫出優(yōu)秀的郵件，拿到更多的訂單！

ps：


毅冰有話說

自從管理課上線后，最近圈里對管理課的討論比較多。

不少朋友提到了關于外貿公司員工職責分配的問題，我在課中也有提過，不知道有沒有朋友看到相關章節(jié)了。

我一直強調跟單就是跟單，業(yè)務就是業(yè)務，這個很重要。

如果想做業(yè)務，那一開始公司讓你做跟單的時候，就應該拒絕，而不是所謂的過渡期，這是不存在的。

很多公司，本身招聘跟單就很困難，需要人來處理這些訂單跟進的事宜，需要人打雜，往往就用這一招，明著招聘業(yè)務員，人來了就先讓做跟單。

所以如果你的方向不在這里，一定要表明立場和想法，希望調整工作崗位。

其實存在這樣的問題的公司和業(yè)務員實在是不少，業(yè)務員如何爭取權益，公司如何正確的用人，我建議大家把管理課的相關章節(jié)看一遍，方法我都講的很詳細了。

原作者：毅冰

原出處：邦閱知識服務平臺

原鏈接：https://yue.52wmb.com/article/30543