外貿郵件的撰寫要求包括以下幾點。

1. 郵件要規(guī)范

撰寫外貿郵件最好使用統(tǒng)一的格式，最好有企業(yè)的商標，主要產品的圖片、類別等，還可以利用外貿管理軟件自動設置、修改后再使用。

2.格式正確、統(tǒng)一，郵件主題合理，拼寫無誤。

所有發(fā)給客戶的郵件應該采用統(tǒng)一的格式。外貿管理軟件可以幫助設置相應的格式與主題。

（1）郵件主題最好有企業(yè)名稱等，比如企業(yè)名稱為“EXPORT”、行業(yè)為“PLASTIC”，這封郵件的內容是給一款產品報價，那么主題可以寫“ExportPlastic/quotationofitemA”。這樣做的好處是，既方便客戶查閱，又方便自己以后查找發(fā)給客戶的信息。來往郵件很多的客戶，往往要花很多時間去查找以前的報價以及其他資料，但是若通過主題查找就很方便，會節(jié)省很多時間。

（2）郵件正文兩端對齊：對于段落很多的郵件，正文兩端對齊會顯得很整潔。

（3）第一封郵件的落款最好寫上“Mr.”或“Ms.”，職位寫“SALESMANAGER”（銷售經理）等。不管你是不是經理都沒關系，發(fā)件人的職位高會讓客戶覺得企業(yè)尊重他。

（4）落款要有企業(yè)標識及詳細的聯系資料。

3.版面要整潔

在微軟公司出品的郵件管理程序（MicrosoftOutlookExpress，OE）里面將撰寫郵件的字體、字號（10～12號比較好）都設置好，不要一會兒大字一會兒小字；也不要過于花哨，特別是不要全篇都是大寫字母，這會增加閱讀的難度，讓人反感。對于一些需要特別提醒客戶注意的地方，可以用大寫、加粗、特殊顏色等突出顯示。

4.拼寫無誤在每封郵件發(fā)出之前都應該利用拼寫檢查工具檢查是否拼寫無誤。

5.表述準確郵件要能夠準確表達企業(yè)的觀點，不要讓客戶產生任何歧義，盡量避免使用有歧義的單詞或短語，盡量避免使用俚語等。

6.內容要詳細

郵件應給客戶提供非常詳細的資料，回答其提出的問題，并將沒有問到的問題也整理出來。有時候，外貿業(yè)務員提出的問題會讓客戶覺得其很細心、很可靠且非常專業(yè)。當然，詳細并不是說將所有問題都和盤托出，應該學會在適當的時候談適當的事情。

7.有條理

郵件內容要能夠讓客戶清楚地看明白，談完一件事再談另外一件，混在一起會讓人產生混亂感。在很多時候，郵件的內容要用“1、2、3、4”等標出來，這樣客戶就能清楚地知道外貿業(yè)務員要說或問什么。

8.內容呈現方式多樣化郵件的內容呈現方式可以多樣化，比如配合圖示說明、照片說明等。很多事情往往用語言很難說清楚，但借助一張圖紙或一幅照片，就會一目了然。