外貿業(yè)務員如何才能寫出一封漂亮的郵件？格式、標點、字體你都用對了么？

??寫郵件，誰不會？外貿業(yè)務員每天要寫很多郵件。 你有沒有遇到過這樣的問題：明明覺得自己表達很清楚了，客戶還一頭霧水？你已經在上一封郵件中回答了客戶的問題，客戶還來問一遍？

如何才能把郵件寫好、寫清楚？我分享一些自己的經驗給大家。

1. 郵件主題

郵件主題的格式，我一般用 XXX+日期。XXX是主題。為什么寫上日期？一是自己隨時可以了解，該郵件已經和客戶商討了幾天，敦促自己盡快解決；二是以后查找資料的時候比較方便。

回復郵件，系統(tǒng)自動加RE。郵件主題會變成RE:RE:RE:XXXXXXXX，我只保留一個RE，其他多余的刪掉。不會因為RE太多，而在郵件列表中看不清主題。

2. 郵件格式

正文格式要統(tǒng)一。我曾經見過這樣一個郵件，如下圖。郵件中有3種字體，2種顏色。



業(yè)務員偷懶，直接在客人郵件中，復制了客人的名字。再加上客人本身用的是藍色字體。落款又懶得打，直接用簽名。這樣的郵件看上去非常不舒服。感覺不尊重客戶。

我會設置一個自己喜歡的字體和大小?？蛻粢豢淳椭肋@郵件是我寫的。切記不要用花體，也不要所有字都用大寫。

正確使用標點。我見過一位業(yè)務員，所有的句子都用感嘆號結尾。感覺每一句話都是砸過去的。他大概想引起客戶注意，但是看著非常不舒服。

3. 郵件內容

多用短句，少用長句。用最短的句子把意思表達清楚。像定語從句，賓語從句，能不用就不用。

巧用1,2,3。有幾個事情要說，就用1,2,3。這樣客戶回復你也會1,2,3。我一般用不同顏色的字，回復在客戶每一條的后面?？蛻艨次业幕卮鹨荒苛巳弧?br>

4. 郵件簽名

我不建議公司網址、電話、傳真、郵箱、臉書、SKYPE、WHATSAPP、WECHAT一大串都加在簽名上。我覺得挺low，一般人不看?？蛻粢夷?，自然會回郵件。如果你公司的網站真的做很好，那最多放一個網站和一個電話就行。

最后，寫完郵件，自己從頭再看一遍，站在上帝的視角，看下有沒有把意思表達清楚準確。

以上就是我這些年寫郵件的經驗，希望能對你有幫助。

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