貨運代理和其他物流企業(yè)每天處理的大量發(fā)票和單據(jù)，他們是否應(yīng)該將這些流程外包（BPO）？還是可以在內(nèi)部自動執(zhí)行這些任務(wù)？是大量利用人工智能和自動化技術(shù)，還是手工完成這些任務(wù)？

當(dāng)前的趨勢是自動化方面的支出正在增加。安永發(fā)布了一份對商業(yè)領(lǐng)袖的調(diào)查，其中41％的受訪者表示他們正在投資于加速自動化。

什么是業(yè)務(wù)流程外包和自動化文檔處理？

業(yè)務(wù)流程外包（BPO）是將業(yè)務(wù)承包給第三方供應(yīng)商，從而節(jié)省了客戶在雇用和培訓(xùn)自己的員工進行低價值工作，讓客戶可以專注于核心業(yè)務(wù)。

自動化文檔處理是通過自動化工具從文檔中提取，驗證和錄入數(shù)據(jù)的過程，該工具可以比人類更快地處理信息。一個示例是從貨運發(fā)票中自動讀取數(shù)據(jù)并將該數(shù)據(jù)傳輸?shù)紽MS（例如CargoWise）。

將業(yè)務(wù)外包給第三方的實際成本

貨運代理和其他物流企業(yè)將任務(wù)外包給第三方很有意義，因為這樣做可以節(jié)省他們的時間和金錢。但是，這樣做可能會帶來挑戰(zhàn)：

? 缺乏對輸出的控制：客戶向BPO供應(yīng)商陳述其要求，但不太可能對這種關(guān)系有足夠的控制權(quán)，因為BPO供應(yīng)商可能不會只擁有一家客戶，所以客戶對BPO對于該項目上的投入資源控制力有限，從而難以完全控制“產(chǎn)品質(zhì)量，交貨時間甚至產(chǎn)品安全”。

? 溝通問題和延遲：與任何第三方關(guān)系一樣，溝通也容易發(fā)生延遲，BPO可能并不完全熟悉客戶使用的溝通方法和術(shù)語，這會帶來誤解，處理客戶數(shù)據(jù)時可能出現(xiàn)風(fēng)險。

? 缺乏專業(yè)知識：數(shù)據(jù)獲取時可能存在問題，這意味著BPO的員工需要接受培訓(xùn)。這類培訓(xùn)會增加客戶時間和財務(wù)成本。

將任務(wù)外包給BPO不能免受手動數(shù)據(jù)輸入時的錯誤。業(yè)務(wù)流程外包使用非本行業(yè)人員來完成客戶工作，不可避免地導(dǎo)致讀取，記錄和處理數(shù)據(jù)中的錯誤。

典型的BPO流程說明

一般來說， BPO實施需要以下流程：

? 確定BPO：客戶要花時間評估候選BPO供應(yīng)商的適用性。

? 培訓(xùn)BPO：供應(yīng)商的員工需要了解他們要處理的文件，學(xué)習(xí)如何處理客戶的規(guī)則。

? 設(shè)置電子郵件：供應(yīng)商不是客戶的一部分，因此必須設(shè)置將電子郵件作為第三方系統(tǒng)的通道。

? 閱讀，理解和處理數(shù)據(jù)：供應(yīng)商的員工需要花費時間來執(zhí)行客戶的員工本應(yīng)執(zhí)行的手動操作。

? 錯誤檢查和校核：供應(yīng)商和客戶都應(yīng)該對數(shù)據(jù)輸入任務(wù)已經(jīng)達到商定的準(zhǔn)確性水平感到滿意。任何錯誤都有可能危及客戶和他的客戶的商業(yè)關(guān)系。

不過， 現(xiàn)在一種候選的方案是客戶投資以AI為動力的文檔自動化軟件，這樣他們可以比依靠員工（他們自己雇用的員工或通過BPO間接采購的員工）更快更經(jīng)濟地處理自己的文檔。

但是，如果將工作委托給擁有AI自動化技術(shù)的第三方，那又會怎樣呢？

與傳統(tǒng)BPO相比，擁有AI自動化的第三方的BPO，可以節(jié)省了成本，并為客戶提供更高效的服務(wù)。

與傳統(tǒng)BPO相比，AI自動化的BPO有什么好處

? 節(jié)省成本：文檔自動化軟件可以讓每個操作員處理更多文檔，文檔自動化解決方案的投資都會獲得很高的ROI。

? 更好的控制：自動化解決方案，特別是由AI和機器學(xué)習(xí)支持的解決方案，以符合業(yè)務(wù)需求的格式提供輸出?；贏I的解決方案已針對數(shù)百萬個文檔進行了培訓(xùn)，處理越多，機器越熟練，人工工作越少，效率越高，成本越低。

? 實施速度：文檔自動化軟件確實需要良好的數(shù)據(jù)和固定的培訓(xùn)時間，通常需要2至3周，具體取決于所提供的文檔，但是與設(shè)置文檔電子郵件通道和第三方代理商的培訓(xùn)團隊相比，實施起來要快得多。

? 快速擴展：加大人力操作的產(chǎn)能很慢（如果面臨職位緊縮甚至?xí)?，但根?jù)需求擴展自動化解決方案要容易得多。

? 更高的準(zhǔn)確性：自動化解決方案不會疲倦，也不會像人類一樣疲勞以后容易犯錯。

? 容易管理：機器人只需固定維護，不會抱怨，不會辭職，不會怨聲載道，而照料員工要復(fù)雜太多。

? 更加合規(guī)：機器人永遠(yuǎn)不會“越雷池一步”。

以下是DocuAI為代表的AI賦能的軟件機器人和傳統(tǒng)BPO的表現(xiàn)綜合比較：

	傳統(tǒng)BPO	自動化
實施時間	數(shù)周至數(shù)月	數(shù)小時到數(shù)周
實施成本	10-30萬人民幣	5-10萬人民幣
運行成本	數(shù)萬每月	數(shù)千每月
周轉(zhuǎn)時間	數(shù)小時到數(shù)周	通常10分鐘
平均準(zhǔn)確率	60-90%	95%以上
每文件成本	1.5-25人民幣	0.5-5人民幣
技術(shù)使用	人力，傳統(tǒng)軟件	AI，NLP, 機器學(xué)習(xí)，軟件機器人
異常解決時間	2小時到數(shù)天	30分鐘

傳統(tǒng)BPO應(yīng)該利用AI自動化獲得更好的文檔處理效果嗎？

答案是肯定的。BPO始終需要將復(fù)雜而細(xì)微的任務(wù)交給人力，以便能夠充分滿足客戶的需求。

當(dāng)客戶面對很多簡單重復(fù)的工作，聰明的BPO就不必用人工來執(zhí)行任務(wù)。

AI自動化意味著BPO可以向客戶提供更快，更準(zhǔn)確的結(jié)果，而客戶無需更改任何流程。而且，BPO減少了每個客戶的工作量，使他們能夠為更多的客戶提供服務(wù)。

簡而言之，BPO應(yīng)該投資包括自動化，人工智能和機器學(xué)習(xí)的文件處理方案，以保持市場中的競爭力。

（完）

編輯：朱亞潑

作者：曾志宏（微信--1638881963），北科大畢業(yè)，新加坡國立大學(xué)　MBA，服務(wù)于GE，Rolls--Royce，JCI，Whirlpool等供應(yīng)鏈部門，致力推廣供應(yīng)鏈智能解決方案，包括貨代，倉儲，運輸，報關(guān)領(lǐng)域DocuAI, 小道智能，單證機器人以及智能文件處理方案，幫助貿(mào)易，物流和貨代企業(yè)流程自動化，數(shù)字化轉(zhuǎn)型，智慧供應(yīng)鏈提升。